3. Модуль «Счета». Формирование корректировочного счета
Корректировочный счет формируется в Навигаторе для выявления и устранения возможных неточностей при ведении договорной деятельности. Выявляет оформленные «задним» числом договоры, не вошедшие в счета за прошедший период (такое вполне может случиться), а также приводит в соответствие сумму начислений по конкретному договору в счетах с фактической стоимостью оказанных услуг, в случае, если находит разницу между плановыми и фактическими показателями.
Как правило, корректировочный счет формируется 2 раза в год: в конце декабря при завершении финансового года и подведении итогов, и в конце мая, при подведении итогов за полугодие. Корректировочный счет формируется всегда только после финального платежного счета: вначале формируется платежный счет за декабрь или май, а только после платежного счета генерируется корректировочный. В исключительных случаях корректировочный счет может быть сформирован и за конкретный месяц.
Корректировочный счет, как правило, формируется Региональным администратором «в один клик», то есть сразу для всех организаций, ведущих в Навигаторе договорную деятельность.
МЕХАНИЗМ ГЕНЕРАЦИИ РЕГИОНАЛЬНЫМ АДМИНИСТРАТОРОМ КОРРЕКТИРОВОЧНЫХ СЧЕТОВ СРАЗУ ДЛЯ ВСЕХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ВЕДУЩИХ ДОГОВОРНУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ В НАВИГАТОРЕ (В «ОДИН КЛИК»), СЛЕДУЮЩИЙ:
Шаг 1. Пройти в раздел Счета.
Шаг 2. Нажать на символ «…» (три точки - это меню) в левом верхнем углу (2), в открывшемся меню выбрать + Счет на корректировку (3).
В открывшемся окне не выбирать и не устанавливать какое либо учреждение в поле Учреждение не выбирать и не устанавливать муниципалитет в поле Муниципалитет. Установить в поле Месяц требуемый месяц, это важно - с помощью установки месяца задаётся период, который должен охватить корректировочный счёт - начало периода, по умолчанию, всегда с 1 января текущего года.
Пример: при генерации корректировочного счёта за первое полугодие в поле Месяц установлен май 2023. Это значит, что корректировочный счет, при его генерации, охватит период с 01.01.2023 по 31.05.2023.
Шаг 3. Для генерации нажать Сгенерировать (4).
При этом система получит задание сформировать сразу всем учреждениям, ведущим договорную деятельность корректировочные счета, а Региональный администратор увидит на экране своего устройства диалоговое окно Формируем счет (см. на рисунке ниже):
Корректировочные счета, как и другие счета в Навигаторе, формируются в фоновом режиме: это означает, что можно продолжать работу в других разделах Навигатора, или вообще выйти из системы – когда корректировочные счета будут сформированы они будут доступны к просмотру в разделе Счета
Если для какого-то из учреждений корректировочный счет не сформировался это не ошибка - значит у организации нет отклонений в договорах - всё четко: сколько запланировали оказать услуг, столько и оказали, разницы нет - корректировать нечего.
Ещё раз отметим, это важно: прежде, чем генерировать корректировочные счета, необходимо убедиться, что у всех учреждений ведущих договорную деятельность уже сгенерированы счета на оплату услуг (платёжные), поскольку прежде всегда выставляются счета платёжные, а только затем - корректировочные.
Региональный администратор может сгенерировать корректировочные счета не только всем учреждениям сразу, но и конкретному учреждению, или всем учреждениям какого-то конкретного муниципалитета, если это необходимо. Если требуется сгенерировать корректировочные счета для какого-либо конкретного учреждения, необходимо выбрать и установить наименование требуемого учреждения в одноимённое поле (см. рисунок ниже). Учреждение можно найти с помощью набора текста в поле Учреждение или с помощью ввода id организации в поле Учреждение - как удобнее.
Выбрав и установив требуемую организацию, далее действовать как описано в статье выше: установить в поле Месяц требуемый месяц и нажав на Сгенерировать начать процесс генерации корректировочных счетов.
Для генерации корректировочных счетов всем учреждениям конкретного муниципалитета необходимо выбрать и установить муниципалитет в одноимённом поле (см. рисунок ниже):
В разделе Счета корректировочный счет будет выглядеть так, как на рисунке ниже. При генерации счета ему автоматически присваивается уникальный идентификатор (id). С помощью меню Столбцы есть возможность вывести на экран ПК дополнительную информацию о счете, к примеру дату его создания (см. рисунок ниже):
В корректировочном счете, как и в иных счетах в Навигаторе, тоже содержится реестр договоров.
Важно понимать, что в корректировочный счёт всегда попадают только те договоры, с которыми что-то было «не так», которые нуждались в корректировке. Ниже, в завершении статьи в рубрике ВОПРОС-ОТВЕТ мы рассмотрим несколько конкретных примеров их практики.
Как и в иных счетах, каждый договор можно открыть для детального изучения.В столбце Отклонение в корректировочном счете показателей нет, и в этом нет ошибки – в корректировочном счёте уже подсчитана финальная ситуация по каждому конкретному договору: каков изначально был план, и каким, в конечном итоге, оказался факт.
Именно по этой причине, корректировочный счет, который генерируется в конце каждого полугодия, иногда называют «итоговым».
1. Нажать на 
(см. на рисунке выше)
2. Нажать ОК в открывшемся окне;
3. Ожидать поступления документа на электронную почту.
Письмо с реестром договоров корректировочного счета не отличается от писем с реестрами договоров других счетов:
В ожидании получения документа не обязательно находиться в Навигаторе: система получила задание и выполнит его в фоновом режиме. Если в счете много договоров, письмо с реестром может прийти на почту НЕ МОЛНИЕНОСНО – для формирования документа потребуется время, поэтому не стоит впадать в панику, если письмо с реестром не поступило на почту через 2-3 минуты.
Не следует забывать, что кроме вас в системе работает одновременно множество пользователей: они тоже могут в этот момент выгружать реестры или отчеты, поэтому следует просто спокойно ожидать поступления документа на почту.
В теме письма - Реестр договоров, в теле письма - номер счета, во вложении архив с файлами. Отвечать на это письмо или задавать в отчет какие-либо вопросы не нужно - письмо автоматическое.
Внимание! Поскольку письмо автоматическое, и в Навигаторе его отправляет робот - такого рода письма могут иногда попасть в папку «Спам», «Рассылки/промоакции» и пр.
В ожидании письма с реестром договоров внимательно проверьте все папки в почте! Если письмо попало в «Спам» – обязательно отметьте его, как « Не спам», чтобы в дальнейшем письма от Навигатора не попадали в нежелательные в вашей почте!
В скачанном архиве будут находиться два файла в формате .docx. Номер счета, как и всегда - в наименовании файла:
ВОПРОС - ОТВЕТ
Зачем формируются корректировочные счета?
Для выявления и устранения возможных неточностей при ведении договорной деятельности нужен инструмент – корректировочный счет, который поможет:
- выявить оформленные «задним» числом договоры, не вошедшие в счета за прошедший период (такое вполне может случиться);
- привести в соответствие сумму начислений по конкретному договору в счетах с фактической стоимостью оказанных услуг.
Кто формирует корректировочный счет/счета?
Как правило корректировочные счета в системе формирует Региональный администратор - у Регионального администратора, по умолчанию, есть инструмент, позволяющий ему сгенерировать корректировочные счета «в один клик» сразу всем организациям, ведущим договорную деятельность в Навигаторе.
Региональный администратор может принять решение о выдаче полномочий на генерацию корректировочных счетов другим пользователям системы. Включить другому пользователю системы полномочие на генерацию корректировочных счетов самостоятельно Региональный администратор не может и не должен (так устроено в системе), поэтому в случае, если Региональный администратор принял решение о включении полномочия на генерацию корректировочный счетов другому пользователю, Региональному администратору следует отправить запрос на почту центральной службы технической поддержки Навигатора: в запросе указать id пользователя, которому необходимо включить полномочие. Специалисты центральной службы технической поддержки примут запрос от Регионального администратора, включат полномочие требуемому пользователю и дадут Региональному администратору обратную связь по результатам.
Когда можно сформировать корректировочный счет? Нужно ли его формировать ежемесячно?
Как правило, корректировочный счет формируется 2 раза в год: в конце декабря и в конце мая (по полугодиям), и только после финального платежного счета: вначале формируется платежный счет за декабрь или май, а только после платежного счета генерируется корректировочный. В исключительных случаях корректировочный счет может быть сформирован и за конкретный месяц.
Кто должен проверить данные в корректировочном счете?
Исполнитель услуг (организатор программ) и уполномоченный администрацией регионального Навигатора специалист.
Кто принимает решение о передаче счета в финансовый орган?
Уполномоченный администрацией регионального Навигатора специалист.