Модуль «Инвентаризация». Этап 3: заполнение вкладки «Объекты (помещения)»
Для создания записи об объекте (помещении) следует:
Шаг 1. Открыть вкладку Объекты (помещения) (1), нажать на символ + Создать (2)
Шаг 2. В открывшемся окне Новое помещение заполнить поля отмеченные символом *(звездочка красного цвета) - обязательные к заполнению поля:
- Здание (1). Здание выбирается из выпадающего списка, который открывается с помощью символа в виде треугольника вершиной вниз;
- Название помещения (2);
- Виды спорта (3);
Внимание! Данное поле дополнительное и опциональное, его заполнение возможно при условии установки соответствующего модуля в Навигаторе. Если модуль не установлен - поле нельзя заполнить. В этом нет ошибки, переживать и волноваться не следует - просто перейти к заполнению данных в следующих полях.
- Режим работы объекта по месяцам (4);
- Учреждение (5). Выбрать и установить значение из выпадающего списка.
При заполнении информации в поле Режим работы по месяцам следует открыть выпадающий список, как на рисунке выше, выбрать и установить те месяцы года, в течение которых данное помещение используется, к примеру: на протяжении учебного года - с сентября по май (1), или в период летних каникул (2).
Если необходимо показать, что помещение задействовано круглый год - выбрать из выпадающего списка все месяцы года и, поочередно нажимая на строку с наименованием каждого месяца, установить их в соответствующее поле:
Шаг 3. Параметры визуально разделы на блоки для удобства работы заполнения данных, во вкладке Основное в блоке Характеристики следует выбрать значения в следующих полях:
- Правовое основание использования (1). Выбрать и установить значение из выпадающего списка.
- Текстовое поле Комментарий к основанию использования (2) не являются обязательными к заполнению - заполнение опционально. В комментариях можно указывать внутреннюю информацию, если она поможет в работе с данными/будет полезна прямо сейчас или в будущем.
- Площадь, кв.м (3);
- Предельная вместимость, чел. (4). Речь о количестве обучающихся, которые могут заниматься в помещении одновременно.
- Пригодность для детей с ОВЗ (5). Отметка ставится только в том случае, если помещение действительно адаптировано для детей с ОВЗ.
Внимательно и не спеша проверить введенные данные и нажать Сохранить (6) для перехода к заполнению следующей вкладки.
Шаг 4. Во вкладке Параметры заполнить поля отмеченные символом *(звездочка красного цвета) - обязательные к заполнению поля:
- Назначение (1). Выбрать и установить требуемое значение из выпадающего списка;
- Направленность (2). Выбрать и установить требуемое значение из выпадающего списка;
- Оценка пригодности объекта (3). Выбрать и установить требуемое значение из выпадающего списка;
- Количество свободных для использования объекта часов (4). Поле заполняется с использованием ввода данных при помощи клавиатуры. В поле указывается количество часов, в которые помещение не используется, свободно. Рекомендуется указывать количество свободных для использования объекта (помещения) часов работы, в неделю, с учетом планового времени работы 8.00 до 20.00 (часов).
Текстовые поля Комментарий (к назначению, к направленности, и др.) не являются обязательными к заполнению - их заполнение опционально. В комментариях можно указывать внутреннюю информацию, если она поможет в работе с данными/будет полезна прямо сейчас или в будущем.
Параметры визуально разделы на блоки для удобства работы заполнения данных, во вкладке Параметры в блоке Материально-техническая оснащённость следует выбрать значения в следующих полях:
- Уровень материально-технической оснащенности (5). Выбрать и установить требуемое значение из выпадающего списка.
- Описание основных средств оснащения (6). Поле заполняется с использованием ввода данных при помощи клавиатуры. Перечисляются основные средства оснащения и их количество (как на рисунке ниже), к примеру: парты - 25 (штук), стулья - 25 (штук) и так далее;
- Перечень уникального (представляющего интерес) оборудования (7). Поле заполняется с использованием ввода данных при помощи клавиатуры. Указывается оборудование, являющееся уникальным, дорогостоящим, особо ценным - иными словами оборудование, которым может гордиться непосредственно ваше учреждение, предметы, которые не встретить в каждой организации.
- Краткое описание возможностей объекта (8). Поле заполняется с использованием ввода данных при помощи клавиатуры. При наведении курсора на пунктирную линию ниже наименования поля на экране появляется дополнительная «всплывающая» подсказка, в которой раскрывается, что именно подразумевается под кратким описанием возможностей объекта: в поле кратко указываются возможности объекта для ведения образовательной, внеучебной и (или) иной образовательной деятельности, воспитательной работы с детьми, молодежью и (или) взрослыми, в том числе с указанием предметной области. К примеру: в помещении возможно проведение мастер-классов, мероприятий и др. с количеством участников не более 25 человек.
Поле Иные характеристики объекта (9) не является обязательным к заполнению, однако здесь можно указать любую полезную внутреннюю информацию, способствующую пониманию: как можно еще задействовать данное помещение, в свободные чаты? Чем оно привлекательно? В чем его особенности, преимущества и так далее. К примеру: Здание располагается вблизи основной центральной улицы города (остановка троллейбуса № 2; №8) имеет 2 класс безопасности, организация располагается в историческом здании регионального значения, удобная автомобильная парковка рядом.
Внимательно и не спеша проверить корректность указанных данных и нажать Сохранить (10) для сохранения записи о помещении.
После заполнения и сохранения данных в обязательных полях вкладки Основное и Параметры запись о помещении будет сразу же сохранена: во вкладке Объекты (помещения) появится строка с наименованием помещения. Для перехода в режим редактирования созданной записи два раза нажать левой клавишей мыши (кликнуть) по строке с наименование помещения:
Дополнительные рекомендации: в карточке помещения предусмотрены дополнительные вкладки, заполнение данных в которых даст более четкое представление о состоянии и особенностях помещения, возможностях его текущего или планируемого использования. Во вкладке Состояние предусмотрены поля:
- Дата последнего капитального ремонта (1);
- Потребность в капитальном ремонте (2);
- Покрытие (3);
- Возможно ли посещение на договорной основе (4);
- Приспособлено для организации питания (5);
- Наличие освещения (6);
- Наличие раздевалки (7);
- Наличие душевой (8).
Во вкладке Обложка предусмотрена загрузка одного изображения, которое будет служить обложкой данного помещения:
Расширить фото-портфолио помещения поможет вкладка Галерея, в которой предусмотрена загрузка нескольких (от 2 и до 15) изображений:
Перед загрузкой фотографий следует внимательно изучить требования к изображениям, размещенные в блоке над клавишей Загрузить обложку (вкладка Обложка) и Загрузить изображения (вкладка Галерея): размер изображения должен быть не менее 706 на 470 пикселей, файл не должен быть слишком «тяжелый»: рекомендуется загружать файлы «весом» не более 1-2 MБ. Не рекомендуется использовать изображения с логотипами, надписями и водяными знаками. Внимание! Если изображение находится в архиве (к примеру .rar или .zip) необходимо извлечь его из архива перед загрузкой!
Отдельного внимания заслуживает вкладка Календарь, позволяющая отслеживать текущую загруженность помещения:
Информация о том, по каким дням, в какое время и для занятий какой учебной группы используется данное помещение, «подтягивается» во вкладку Календарь автоматически - достаточно только указать (1) и сохранить (2) данное помещение в расписании требуемой учебной группы, вот таким образом:
Выпадающий список созданных помещений, при этом, открывается в расписании требуемой группы с помощью уже ставшего привычным стандартного инструмента - символа в виде треугольника вершиной вниз, как на рисунке ниже:
Для упрощения создания записей о помещениях, особенно, если помещения однотипные (к примеру, одинаковой площади кабинеты внутри одного здания), предусмотрен режим копирования. При нажатии на символ в виде листа бумаги с загнутым уголком, справа, рядом с символом в виде корзины, созданная ранее запись о помещении копируется:
Название скопированного помещения не заполняется специально - так невозможно совершить ошибку и создать полный «дубликат» одного и того же помещения: в любом случае у другого помещения будет другое название (заполняется в ручном режиме, не копируется), и, скорее всего другие параметры, кроме типовых, которые могут быть, по умолчанию, идентичными (к примеру, площадь помещения, его отношение именно к этому зданию и др.).