Модуль «Сводные данные»: что это такое и как работает?
Содержание
- Кто и каким образом видит модуль
- Как видит модуль Региональный администратор
- Как видит модуль Администратор муниципалитета
- Как видит модуль Организатор программ (представитель учреждения)
- Выгрузка данных из модуля
В этом разделе мы соберём статьи, посвящённые модулю, в котором система готовит и сводит для вас достаточно сложные управленческие отчёты - это модуль Сводные данные. Модуль был создан в 2019 году по нашей собственной инициативе с целью облегчить труд администраторов и организаторов программ по построению различных управленческих отчётов: до появления модуля многие из них приходилось готовить «руками» выгружая данные из различных разделов Навигатора, а затем сводить данные в таблицах excel.
Модуль Сводные данные - динамический, иными словами продолжает развиваться вместе с Навигатором: периодически добавляются новые вкладки и новые отчёты, необходимые для управления, основанного на данных, модернизируются способы извлечения данных из модуля.
Различные пользователи системы управления, в зависимости от занимаемой ими позиции в Навигаторе, видят модуль по-разному: кто-то видит больше, а кто-то меньше вкладок и данных. Некоторые пользователи системы управления, к примеру Педагоги или Эксперты, не видят модуль Сводные данные вообще, в принципе, и в этом нет ошибки.
Кто и каким образом видит модуль?
Модуль Сводные данные доступен к просмотру пользователям административных групп:
- Администратор (Региональный администратор/Региональные администраторы, если их несколько);
- Администраторы муниципалитетов;
- Организаторы программ.
Как видит модуль Региональный администратор?
Региональному администратору/Региональным администраторам (если их несколько) в модуле Сводные данные доступны к просмотру следующие вкладки (см. рисунок ниже):
- Статистика соц. заказа (1)
- Значимые проекты (2)
- Основное (3)
- Заявки (4)
- Возраст обучающихся (5)
- Вовлечённые дети (6)
- Программы 1 (7)
- Программы 2 (8)
- Организации (9)
- Эксперты (10)
- Средние оценки (11)
- Обработка заявок (12)
- Отчёты (13)
Региональный администратор имеет возможность видеть в любой вкладке модуля Сводные данные информацию по всем муниципалитетам, которые есть в региональном Навигаторе. Также Региональный администратор видит в специальных вкладках модуля, таких как Эксперты и Средние оценки, информацию о деятельности всех экспертов, осуществляющих в Навигаторе экспертизу программ и средние результаты выставленных экспертами оценок. Во вкладке Отчёты Региональный администратор имеет возможность сгенерировать на основе всех данных, имеющихся на текущий момент в региональном Навигаторе, сводные отчёты УКР («Успех каждого ребёнка») и «Дети в программах».
Как видит модуль Администратор муниципалитета?
Администратор муниципалитета, просматривая модуль «Сводные данные» видит чуть меньше вкладок, чем Региональный администратор (см. на рисунке ниже):
- Статистика соц. заказа (1)
- Основное (2)
- Заявки (3)
- Возраст обучающихся (4)
- Вовлечённые дети (5)
- Программы 1 (6)
- Программы 2 (7)
- Организации (8)
- Эксперты (9)
- Средние оценки (10)
- Обработка заявок (11)
Информация, доступная к просмотру в модуле Сводные данные Администратору муниципалитета ограничена только тем муниципалитетом, который представляет в системе этот Администратор. Видеть в модуле данные касающиеся других муниципалитетов, кроме своего, Администратор муниципалитета не может и не должен.
Как видит модуль Организатор программ (представитель учреждения)?
Пользователь, обладающий учётной записью с правами Организатора программ (представитель учреждения) при просмотре модуля Сводные данные видит следующие вкладки (см. на рисунке ниже):
- Основное (1)
- Заявки (2)
- Возраст обучающихся (3)
- Программы (4)
- Обработка заявок (5)
- Отчёты (6)
Организатор программ, работая с доступными ему вкладками модуля Сводные данные, видит данные, касающиеся только его учреждения - этим и обусловлено отсутствие у Организатора ряда вкладок, которые могут просматривать Администраторы. Во вкладке Отчёты Организатору программ доступен к генерации и выгрузке отчёт «Отчёт ФСН ДОД-1», недоступный к просмотру другим пользователям системы, в том числе Региональному администратору и Администраторам муниципалитетов.
Выгрузка данных из модуля
Все пользователи, имеющие доступ к работе с модулем Сводные данные, могут получать требуемые данные в виде выгрузки. Информация из модуля Сводные данные, в отличие от других разделов Навигатора, извлекается не в виде .csv-файлов, а сразу в виде дашбордов (в пер. с англ. dashboard — «приборная панель»), то есть, выражаясь проще, сразу в виде таблицы в формате .xlsx (excel).
Для экспорта данных из модуля Сводные данные необходимо:
Шаг 1. Войти в модуль (1).
Шаг 2. Подождать, пока система сформирует сводные данные и выведет их на экран. Данных в системе, как правило, очень много, поэтому нет ничего необычного в том, что подсчёт этих данных и построение их в виде сводной таблицы (система делает это каждый раз при каждом входе пользователя в модуль) занимает некоторое время. В процессе загрузки данных перед глазами пользователя отображается индикатор загрузки (2).
Шаг 3. После загрузки данных в модуле выбрать требуемую вкладку (в нашем примере, на рисунке ниже - вкладка Основное) и открыть её (3), затем нажать на кнопку Экспортировать (4).
Шаг 4. Открыть файл со скачанным дашбордом: файл называется dashboard, имеет формат .xlsx и скачивается, как правило, в папку Загрузки, если на ПК пользователя не предусмотрен/настроен какой-либо другой, особый путь для скачивания файлов (5), затем в открывшемся уведомлении нажать Да подтверждая, что источник, из которого планируется извлечение данных в программу Excel (источник - Навигатор) является надёжным.
В полученной таблице, используя стандартные инструменты Excel, самостоятельно отрегулировать как удобнее ширину столбцов (7), ширину строк (8), установить фильтры (9) и пр.
В некоторых вкладках модуля, к примеру, на вкладке Программы 2 (см. рисунок ниже), вместо данных на экране и кнопки Экспортировать, отображается только кнопка Сформировать. Так сделано намеренно: данных в этом разделе очень много и нет смысла тратить время, чтобы вначале загружать их на экран, поскольку далее пользователю скорее всего понадобится их выгрузка. Для получения отчёта из подобных вкладок следует:
Шаг 1. Нажать на Сформировать (1).
Шаг 2. Проверить электронную почту, «привязанную» к учётной записи пользователя в Навигаторе - сформированный системой отчёт будет направлен на этот электронный адрес.
Автоматическое письмо, поступившее на почту пользователя, будет иметь следующий вид (покажем на примере почтового клиента Яндекс):
В письме будет содержаться ссылка на скачивание сформированного отчёта в формате .xlsx.
Обратите внимание: ссылка на скачивание отчёта действительна в течение суток.
Аналогично и с формированием/выгрузкой информации из вкладки Отчёты: отчёт «Успех каждого ребёнка» (1) и «Дети в программах» (2), доступные только Региональному администратору, а также «Отчет ФСН ДОД-1» (3), доступный, в свою очередь, только Организаторам программ, формируются системой по «клику» на соответствующие кнопки, а затем поступают на электронную почту заказавшего их пользователя.
При этом пользователь, запрашивая отчёт, видит у себя перед глазами информацию о том, куда этот отчёт будет направлен, когда сформируется:
Внимание! Поскольку письма со ссылками на сформированные системой отчёты являются автоматическими, и пользователям Навигатора их отправляет робот - такого рода письма могут иногда попасть в папку «Спам», «Рассылки/промоакции» и пр.
В ожидании письма со ссылкой на сформированный отчёт внимательно проверьте все папки в почте! Если письмо попало в «Спам» – обязательно отметьте его, как « Не спам», чтобы в дальнейшем письма от Навигатора не попадали в нежелательные в вашей почте!
Не следует забывать, что кроме вас в системе работает одновременно множество пользователей: они тоже могут в этот момент запрашивать и выгружать какие-либо реестры или отчёты, поэтому следует просто спокойно ожидать поступления документа на почту.
В следующих статьях данного блока мы подробно рассмотрим каждую вкладку модуля «Сводные данные» для понимания, какие именно данные содержатся в каждом из столбцов любого раздела в «Сводных данных», откуда эти данные «подтягиваются» в сводные отчёты и согласно каким критериям подсчитываются.
Но прежде, чем перейти к следующим статьям, остановимся на том, что еще важно знать о модуле Сводные данные?