Алгоритм обработки заявок с применением сертификатов: формирование договора и зачисление на обучение
КРАТКО О ВАЖНОМ
Заявка в Навигаторе появляется двумя способами: оформить заявку на обучение ребенка по интересующей программе родитель может в личном кабинете на сайте Навигатора или в личном кабинете на портале Государственные услуги. В крайнем случае, если родитель не может это сделать самостоятельно, заявку, по обязательному согласованию с родителем и с его разрешения, может создать пользователь системы управления («админки») Навигатора – организатор программ или администратор.
Для того, чтобы в Навигаторе можно было оформить заявку на программу необходимо, чтобы программа была опубликована на сайте Навигатора, чтобы запись в учебные группы и классы была открыта организатором, чтобы в учебных группах были заполнены параметры, указан актуальный период обучения (начало и окончание), создано расписание занятий в учебных группах, а также крайне важно, чтобы группа или класс, в которые планируется зачисление, не числились в удаленных.
Если программа, на которую оформлена заявка, участвует в ПФДОД, а у ребенка есть сертификат с номиналом (средствами), то зачисление на обучение в Навигаторе происходит с применением сертификата к заявке и формированием/подписанием договора об обучении в Навигаторе. На основании заключаемого в Навигаторе договора часть средств сертификата, необходимая для оплаты обучения по программе блокируется, а по окончании обучения (то есть по факту исполнения или расторжения договора) списывается в качестве оплаты за проведенные организатором занятия.
Зачисление на обучение по программе, участвующей в ПФДОД, ребенка без сертификата, или с сертификатом учета (без номинала) в Навигаторе, технически возможно, но без применения сертификата к заявке – то есть без формирования в Навигаторе договора на обучение и возможности оплачивать обучение средствами сертификата.
Обработку заявок и зачисление на обучение в Навигаторе производит организатор программы, на которую подана заявка.
Уважаемые специалисты, ВНИМАНИЕ!
Выполняя обработку заявок в Навигаторе будьте внимательны, собраны, аккуратны. Не спешите, никогда не выполняйте действий «наобум», по «наитию»! Не уверены в каких-либо действиях? Внимательно прочитали инструкцию, посмотрели обучающий вебинар, но по-прежнему что-то не ясно? Задайте вопрос в службу поддержки Навигатора вашего региона! Обратитесь к Администратору муниципалитета или к региональному Администратору, попросите консультацию!
ДЛЯ ОБРАБОТКИ ЗАЯВКИ С ПРИМЕНЕНИЕМ СЕРТИФИКАТА НУЖНО ВЫПОЛНИТЬ НЕСКОЛЬКО ШАГОВ:
Шаг 1. Пройти в раздел Заявки, настроить свое рабочее пространство для удобной и комфортной работы: отрегулировать ширину столбцов, при необходимости сгруппировать их, как удобнее, убрать лишние столбцы с экрана или вывести дополнительные столбцы на экран
Шаг 2. Используя фильтр Статус установить значение Новая и вывести на экран все заявки в статусе Новая. С помощью фильтра Дата создания, применяя сортировку по возрастанию или убыванию (клик левой кнопкой мыши по наименованию столбца) выявить заявки созданные ранее, чтобы знать, с которых начать
Шаг 3. Открыть нужную заявку нажатием на ее id или двойным кликом по выбранной заявке – как удобнее
Шаг 4. В открывшейся заявке, на этапе, пока заявка находится в статусе Новая внимательно проверить корректность данных: правильно ли выбрана программа/учебная группа или класс, тот ли ребенок (если у родителя их несколько) указан в заявке. Если программа, группа/класс выбраны неверно – исправить как на рисунке ниже, используя инструмент Изменить программу или Изменить группу
Шаг 5. Нажать Подтвердить, если все данные в заявке верны. Нажать Отложить, если требуется уточнение данных. Отложить обработку заявки можно на день, 3 дня и даже на неделю, если требуется. Найти отложенную заявку можно установив в фильтре Статус значение Отложена. Пользуйтесь полем Внутренний комментарий, если вам удобно – комментарии внутренние, родители их не видят.
Шаг 6. В подтвержденной заявке нажать Применить сертификат
ВНИМАНИЕ! Применить сертификат получится, если: у ребенка есть сертификат с номиналом, данные родителя и ребенка не числятся в удаленных, программа и группа, в которую зачисляется ребенок, участвуют в ПФ ДОД и не числятся удаленными, в группе корректно заполнены параметры, корректно указаны начало и окончание обучения, источник финансирования, создано расписание
Шаг 7. В подтвержденной заявке нажать Применить сертификат и Применить в открывшемся в окне
Шаг 8. В открывшемся окне нажать ОК для подтверждения действия
Шаг 9. Убедиться, что сертификат успешно применен – в заявке, при этом, появляется строка Сертификат и сведения о заблокированных средствах. Нажать на Обучается, чтобы продолжить и приступить к формированию договора на обучение или нажать на Не применять сертификат, чтобы вернуться на шаг назад, если это необходимо
Шаг 10. После нажатия на кнопку Обучается, в открывшемся окне Новый договор установить дату начала обучения ребенка по программе.
Шаг 11. После ввода даты начала обучения по программе система автоматически рассчитает все необходимые параметры договора и заполнит все требуемые поля: дата окончания обучения, объем услуг по договору, количество часов в период действия договора, доплата.
Отметка Согласны на доплату устанавливается автоматически, ее следует снять вручную, если согласие на доплату не получено.
Для сохранения договора нажать Сохранить
Шаг 12. В карточке сформированного договора, который сейчас находится в статусе Ожидает подписания, следует внимательно проверить все данные в разделе Стороны договора, проверить, правильно ли указана дата начала обучения – дата, которая напрямую влияет на расчет стоимости договора и рассчитываемый системой плановый объем услуг по договору (в часах и рублях). Если нет замечаний - нажать Подписан. Нажать Редактировать, если требуются корректировки
Шаг 13. В открывшемся окне ВНИМАНИЕ! еще раз проверить условия сформированного договора и нажать Да для подтверждения
Задача выполнена. Состоялось зачисление ребенка на обучение по программе по договору, с применением средств сертификата. Договор получил статус Действующий, а заявка автоматически получила статус Обучается
Строка с договором добавлена во вкладку Договоры об образовании в карточке заявки, а во вкладке Зачисление, в строке Зачислен, теперь доступен номер договора, на основании которого состоялось зачисление
САМОКОНТРОЛЬ
Убедиться в том, что зачисление произведено успешно можно проверив журнал посещаемости фактической группы: вы увидите в журнале фамилию/имя/отчество зачисленного на обучение. Во вкладке Зачисление в карточке заявки появится номер договора, на основании которого было произведено зачисление. В разделе Реестры зачислений появится запись о зачислении по заявке (тип операции Зачисление)
