Модуль «Мероприятия» в Навигаторе позволяет организатору представить на сайте Навигатора все свои мероприятия, которые не являются программами дополнительного образования. Спектр таких мероприятий достаточно широк: это мастер-классы и конкурсы, олимпиады и турниры, концерты, фестивали и акции, экскурсии и квесты, новогодние праздники, выставки, показательные выступления и многие другие мероприятия, которые регулярно проводятся многими организаторами, но, при этом, не являются программами ДО.
Для детального знакомства с функционалом модуля и его инструментами рекомендуется просмотр видео-материалов, размещенных в плейлисте Модуль «Мероприятия» в Навигаторе
В плейлисте доступны к просмотру:
Модуль «Мероприятия» [видео-урок]
Заявки на участие в мероприятиях оформляются пользователями сайта (родителями и детьми) на общедоступном сайте Навигатора и поступают в систему управления («админку») Навигатора, где доступны к просмотру организаторам мероприятий. В системе управления («админке») Навигатора заявки принимает и обрабатывает организатор мероприятия.
В этой статье рассмотрим:
Поиск мероприятия на сайте и оформление заявки на мероприятие (действия пользователя сайта):
Для поиска интересующего мероприятия на главной странице сайта Навигатора, в верхней его части, есть клавиша Мероприятия (см. слайд ниже) с помощью которой пользователь открывает календарь опубликованных на сайте мероприятий.
Для перехода к просмотру календаря следующего месяца пользователю сайта следует воспользоваться клавишей с наименованием месяца, следующего за текущим (см. рисунок ниже). Таким образом родители и дети могут просматривать календарь мероприятий на 6 месяцев вперед.
Для оформления заявки на мероприятие пользователю сайта следует нажать на клавишу Записаться (на рисунке ниже).
Заявка на участие в мероприятии будет оформлена: пользователь сайта увидит на экране своего компьютера, ноутбука или мобильного устройства уведомление об этом. Закрыть окно с уведомлением можно нажатием на символ в виде крестика в правом верхнем углу, как на рисунке ниже.
ВНИМАНИЕ!
ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В МЕРОПРИЯТИИ, в отличие от заявки на обучение по программе, НЕ ОТОБРАЖАЕТСЯ В ЛИЧНОМ КАБИНЕТЕ РОДИТЕЛЯ. О том, что заявка оформлена и направлена организатору пользователь сайта понимает увидев уведомление о том, что заявка принята (см. на рисунке выше) и получив сообщение на свою электронную почту (образец сообщения представлен на рисунке ниже).
Письмо с информацией о том, что заявка поступила организатору автоматическое - отвечать на это письмо и задавать в ответ какие-либо вопросы не нужно! Если письмо случайно попало в папку «Спам», следует обязательно пометить его, как «Не спам», чтобы исключить в дальнейшем попадание писем от Навигатора в нежелательную почту.
Обработка заявки на мероприятие в системе управления («админке») Навигатора (действия организатора мероприятия):
Процесс обработки заявок на мероприятия во многом напоминает процесс обработки заявок на программы, однако является гораздо более простым.
Сообщение о создании новой заявки поступает не только на электронную почту родителя, но и, конечно же, на электронную почту организатора мероприятия (образец сообщения см. на рисунке ниже). В копию письма автоматически подставляются электронные адреса всех активных (не удаленных) учетных записей (аккаунтов), созданных в Профиле организации.
Для обработки заявки следует:
Шаг 1. Войти в раздел Заявки на мероприятия (1). Для удобства организатора количество новых заявок отображается в правом верхнем углу иконки раздела в виде небольшого круглого стикера красного цвета (внутри стикера число с количеством новых заявок).
Шаг 2. С помощью фильтра Статус (2) выбрав и применив в фильтре значение Новая (3) сформировать список новых заявок, при необходимости применить сортировку по фильтру Дата создания заявки (4).
Шаг 3. Открыть требуемую заявку двойным нажатием по строке с заявкой левой клавишей мыши.
При нажатии на Подтвердить заявка меняет свой статус на Подтверждена. Для просмотра данных представителя (контактного телефона/контактного адреса электронной почты) следует нажать один раз левой кнопкой мыши на строку с ФИО представителя в карточке подтвержденной заявки - откроется просмотр контактных данных для связи с родителем (см. рисунок ниже).
В случае, если после подтверждения заявки выясняется, что участие в мероприятии «под вопросом» (причины могут быть разные), всегда можно нажать на кнопку Отложить и изменить статус заявки с Подтверждена на Отложена до уточнения информации об участии - вернуть заявку из статуса Отложена в статус Подтверждена организатор может в любой момент.
Заявка в статусе Подтверждена в модуле Мероприятия означает, что ребенок является участником мероприятия, его фамилия/имя/отчество - в списке участников мероприятия, участие ребенка в мероприятии подтверждено его организатором.
Статуса Обучается в заявках на мероприятия нет, поскольку мероприятия не являются ДОП.
Список участников будет сформирован в файл формата .csv и будет скачан на ПК пользователя, а также продублирован на e-mail организатора в виде письма со ссылкой на скачивание файла (см. рисунки ниже). Ссылка на скачивание файла в письме будет работать в течение 3-дней с момента получения письма.
Что делать, если подтвержденную заявку необходимо отложить?
Заявка будет Отложена, но не отменена - в любой момент нажатием на Подтвердить отложенную заявку можно вернуть в статус Подтверждена (см. рисунок ниже).
Что делать, если заявку нужно отменить?
Если заявка на участие в мероприятии не является актуальной следует произвести ее отмену. Для этого:
Заявка будет отменена и получит соответствующий статус (см. на рисунке ниже).
ВНИМАНИЕ! Статус «Отменена» - конечный статус, который может быть у заявки на мероприятие. Вернуть отмененную заявку в какой-либо иной статус (по аналогии с заявками на программы) нельзя, именно по этой причине в отмененной заявке на мероприятие клавиши, с помощью которых происходит обработка заявки, становятся НЕ АКТИВНЫ: отмененную заявку можно только «Сохранить» и «Закрыть».
В случае, если заявка на мероприятие была отменена, однако участие в этом мероприятии вновь актуально для ребенка, у организатора по-прежнему есть на это мероприятие свободные места и открыта запись, пользователь сайта может оформить новую заявку на участие в этом мероприятии - точно так же, как это практикуется при оформлении заявки на программы дополнительного образования.
В случае, если у родителя нет технической возможности оформить заявку на мероприятие на сайте (не работает компьютер, вышел из строя смартфон, отсутствует интернет и пр.) ему можно помочь - организатор может создать заявку с помощью инструментов системы управления («админки») Навигатора. Для этого:
Шаг 1. В разделе Заявки нажать на + (Создать) в левом верхнем углу (1)
Шаг 2. В открывшейся форме выбрать и установить в поле Мероприятие требуемое мероприятие, используя символ в виде треугольника вершиной вниз для того, чтобы открыть выпадающий список (2). Следует помнить: выпадающий список, по умолчанию, показывает всего несколько значений. Если нужное мероприятие не отображается в выпадающем списке, следует начать текстовый ввод его наименования в поле Мероприятие - если мероприятие есть в Навигаторе, система найдет и предложит его, по мере ввода наименования мероприятия в соответствующем поле.
Шаг 3. С помощью календаря (3) выбрать и установить требуемую дату участия в мероприятии (4).
Важно помнить - эта дата должна быть в расписании!
Шаг 4. В поле Представитель установить данные представителя, используя для этого выпадающий список (5), поиск по фамилии, имени, отчеству (6) и выбор нужного пользователя (7).
Шаг 5. В поле Ребенок установить данные ребенка, используя для этого выпадающий список (8), поиск по фамилии, имени, отчеству (9) и выбор нужного ребенка (10).
Шаг 6. Внимательно проверив данные в заявке нажать Сохранить (11).
Новая заявка будет создана.
Двойным нажатием по ее строке левой клавишей мыши можно будет открыть заявку и приступить к ее дальнейшей обработке.