Отмена заявки на программу и отчисление с обучения
Содержание
- Когда необходима отмена заявки
- В каком из статусов заявку можно отменить
- Кто может и кто должен отменить заявку
- Что ещё надо знать о заявках
- Отмена заявок в статусах «Новая», «Подтверждена», «Отложена»
- Отмена заявок в статусе «Обучается»
- Что ещё происходит в Навигаторе при отмене заявки
- Что еще важно знать об отмене заявки
- Отмена заявки из личного кабинета Заявителя
Отмена заявки в Навигаторе - операция не менее важная, чем зачисление на обучение: с помощью записи о зачислении система «понимает», что обучающийся приступил к освоению программы, а с помощью записи об отчислении, которая появляется в Навигаторе при отмене заявки обучающегося, система фиксирует факт окончания обучения. В этой статье поговорим об алгоритме отмены заявки, узнаем, в чём разница между статусом заявки Отменена и Отчислен, рассмотрим прочие вопросы, связанные с отменой заявки.
Отмена заявки, как правило, необходима в следующих случаях:
1. Обучающийся полностью завершил обучение по однолетней или многолетней программе;
2. Обучающийся числится обучающимся по программе, но бросил заниматься, на занятия больше ходить не будет;
3. Организатор принял заявление от родителя на отчисление ребёнка с обучения;
4. Заявка не актуальна.
Произвести отмену заявки возможно, если заявка находится в одном из статусов:
- Новая;
- Отложена;
- Подтверждена;
- Обучается.
Пока заявка находится в статусах Новая, Отложена, Подтверждена - ребёнок еще не числится обучающимся по программе в Навигаторе, поэтому при отмене заявок в таких статусах Организатору программы требуется лишь указать причину отмены заявки, как в примере на рисунке ниже:
Если заявка находится в статусе Обучается, значит уже состоялось зачисление и ребёнок числится обучающимся по программе в Навигаторе.
В этом случае, Организатор программы при отмене заявки указывает не только причину отмены заявки, но и устанавливает дату окончания обучения по программе, указывает реквизиты приказа, на основании которого ребёнок отчисляется с обучения по программе:
Следует помнить о том, что ОТМЕНА ЗАЯВКИ - НЕОБРАТИМЫЙ ПРОЦЕСС: вернуть заявку «на шаг назад» после отмены не получится.
Так и должно быть - заявка «рождается» в системе, затем проходит в процессе обработки несколько стадий (статусов) и завершается отменой.
При этом, отмененная заявка НЕ УДАЛЯЕТСЯ из системы, а сохраняется в статусах Отменена или Отчислен - это свидетельство того, что она была, а Организатор принимал эту заявку и обрабатывал её - проверял/корректировал/подтверждал данные в заявке, зачислял ребёнка на обучение и пр.
В случае, если родители/ребёнок после отмены заявки внезапно передумали, и ребёнок вновь готов осваивать ту же самую программу, нужно просто создать заявку заново - это всегда можно сделать, если Организатор ещё продолжает набор на обучение и не закрыл запись в учебную группу.
Кто может и кто должен отменить заявку?
Отмену заявки в Навигаторе может произвести пользователь, имеющий доступ к просмотру раздела Заявки, а также включённые полномочия на редактирование заявок и изменение их статуса.
Производит отмену заявки, как правило, тот, кто её получал и обрабатывал - Организатор программ (учреждение) или пользователь с административной ролью Педагог, однако права на выполнение этой операции, конечно, есть и у Регионального администратора и Администратора муниципалитета, как у пользователей с более широким набором полномочий, чем у Организатора. При этом не следует забывать, что Организатор программ видит только заявки на свои программы, Администратор муниципалитета видит в Навигаторе заявки, относящиеся только к своему муниципалитету, а Региональный администратор имеет возможность видеть в Навигаторе абсолютно все заявки.
Что ещё надо знать о заявках?
Заявка может быть на обучение в группе:
- с источниками финансирования Бюджет, Внебюджет, Платное (обучение без применения сертификата);
- с источником финансирования Сертификат ПФДОД (обучение с применением сертификата и формированием договора в Навигаторе).
В зависимости от этого в карточке заявки имеющей один и тот же статус может быть разное количество кнопок в нижней части, как в примере на рисунке ниже:
Независимо от источника финансирования обучения: бюджет или сертификат, при нажатии кнопки Отменить в заявке со статусом Обучается откроется одна и та же форма Отмена заявки, в которой потребуется заполнить все обязательные поля прежде, чем нажать на Сохранить для завершения операции отмены заявки (см. пример на рисунке ниже):
- Новая, Подтверждена, Отложена;
- Обучается.
Для отмены заявки в статусах «Новая», «Подтверждена», «Отложена», следует:
Шаг 1. Открыть требуемую заявку и нажать на клавишу Отменить (1)
Шаг 2. В открывшемся окне Отмена заявки выбрать из выпадающего списка (2) и установить соответствующую причину отмены (3), в нашем примере «Заявителем предоставлен неполный комплект документов, необходимых для предоставления услуги», и нажать на Отменить заявку (4) для завершения операции:
Заявка будет отменена. В карточке заявки отобразится соответствующий статус Отменена (1), ниже статуса будет указана причина отмены (2), выбранная из списка и установленная на предыдущем этапе, а ещё ниже будет указана рекомендация-подсказка для Заявителя (родителя) из текста которой понятно, что Заявителю необходимо сделать в случае, если обучение по программе актуально, но заявка была отменена по такой причине:
Важно помнить, что: при отмене ЛЮБОЙ заявки в статусе Новая, Отложена, Подтверждена, заявка получает, в итоге, статус Отменена, который отображается и в карточке заявки, и в фильтре Статус в разделе Заявки. Пример на рисунке ниже:
Для отмены заявки в статусе «Обучается», следует:
Шаг 1. Открыть требуемую заявку и нажать на клавишу Отменить (1):
- выбрать из выпадающего списка и указать Причину отмены (1);
- заполнить поле Дата окончания обучения (2);
- в поле Номер приказа ввести реквизиты приказа об отчислении (3);
- в поле Дата приказа установить соответствующую дату (4);
- нажать на Сохранить для завершения операции (5).
Заявка будет отменена. В отличие от заявки, отменяемой из статусов Новая, Отложена или Подтверждена, в этом случае в карточке заявки отобразится статус Отменена (1), ниже будет указана причина отмены (2), в нашем примере это «Окончание полного курса освоения образовательной программы», а в фильтре Статус в разделе Заявки отобразится статус Отчислен (3). Таким образом, сразу становится понятно: в результате отмены данной заявки произошло отчисление ребёнка с обучения по программе, в которую он ранее был зачислен.
Что ещё происходит в Навигаторе при отмене заявки?
После отмены заявки в статусе Обучается во вкладке Зачисление в карточке заявки появляется запись об отчислении, а в Реестре зачислений автоматически появляется запись об отчислении ребенка с обучения с реквизитами приказа, на основании которого он был отчислен.
В Журнале посещаемости группы, из которой ребенок был отчислен, его ФИО перемещаются в список Архив:
Что еще важно знать об отмене заявки?
Если заявка имеет статус Обучается, а ребёнок обучается с применением сертификата в группе, источником финансирования которой является Сертификат ПФДОД, то это значит, что в Навигаторе есть договор на обучение этого ребёнка. Обучение по такому договору обеспечивается средствами сертификата, и отмена заявки, в случае, если курс обучения полностью не завершён, ведёт к расторжению действующего договора, фиксации в системе факта оказания услуги, и, соответственно, списанию средств со счёта сертификата, обеспечивающего договор.
Для того, чтобы застраховать пользователя Навигатора от расторжения действующего договора по нелепой случайности, при нажатии на Сохранить в окне Отмена заявки в таком случае появляется уведомление Внимание! (как в примере на рисунке ниже):
Текст уведомления напоминает отменяющему заявку о том, что обучение проводится за счет средств сертификата, отмена заявки влечет за собой расторжение договора и списание средств с сертификата, ЭТА ОПЕРАЦИЯ НЕОБРАТИМА. Для того, чтобы продолжить операцию отмены заявки пользователю необходимо подтвердить факт оказания услуги (система укажет в уведомлении с какого и по какое число/месяц/год услуга оказывалась). Кнопка Подтверждаю станет активной только после установки отметки в поле Я подтверждаю, как на рисунке ниже:
Для завершения операции отмены заявки, после установки отметки в поле Я подтверждаю, что услуги оказывались в период...и денежные средства с сертификата должны быть списаны, следует нажать Подтверждаю, если да, или нажать Отмена, если нет.
Заявка будет отменена, обучающийся будет отчислен, договор будет расторгнут, а средства сертификата, обеспечивающие договор - списаны:
Кстати: отменить заявку, находящуюся в статусе Новая, может не только пользователь системы управления Навигатором, но и пользователь общедоступного сайта Навигатора, то есть Заявитель, в своём личном кабинете. Такая возможность предусмотрена для того, чтобы Заявитель мог отменить заявку, сделанную им по ошибке:
Кнопка Отменить активна в личном кабинете Заявителя только пока заявка находится в статусе Новая. Как только заявка получает статус Подтверждена, кнопка Отменить перестаёт отображаться: Организатор программы уже приступил к обработке заявки, работает, и поэтому должен быть защищён от случайного нажатия кнопки Заявителем и отмены уже обрабатываемой заявки по недоразумению. Тем не менее, ничего страшного в том, что кнопка Отменить «исчезает» для Заявителя нет: у него всегда «под рукой» контакты Организатора, и, если заявка не актуальна, выйти на связь с учреждением и попросить отменить это заявку не трудно.
