Подготовка к переходу и переход на новый 2024/2025 учебный год в Навигаторе

Переход Навигатора на новый учебный год – ежегодная процедура, которая производится в летний период: июнь-июль, до 1 августа включительно.


Как определяется и согласовывается дата перехода?

Желаемая дата перевода регионального Навигатора на новый учебный год (кроме выходных и праздничных дней) определяется Администрацией регионального Навигатора самостоятельно, затем заранее согласовывается между Региональным администратором Навигатора и руководством разработчика следующим образом:
  1. Региональный администратор отправляет запрос-заявку о желаемой дате перевода Навигатора на новый учебный год на электронный адрес Центральной службы технической поддержки (форма запроса - свободная, официальные письма и бланки, печати и пр. не нужны);
  2. Специалисты Центральной службы технической поддержки принимают запрос, включают региональный Навигатор в график перевода, формируют и передают соответствующую задачу в отдел разработки, а затем дают обратную связь о том, что запрос принят и включён в график Региональному администратору.

В случае, если Центральная служба технической поддержки в срок до 22 июля 2024 года заявки от Регионального администратора с указанием желаемой даты перевода Навигатора на новый учебный год не получает, региональный Навигатор в любом случае будет переведён на новый учебный 2024/2025 год в срок до 1 августа 2024. Иными словами, все Навигаторы будут переведены на новый учебный 2024/2025 год в срок до 1 августа, разница лишь в том, что, если от Регионального администратора была заявка на желаемую дату перевода, то будут переведены с учётом желаемой даты, а если предварительной заявки по желаемой дате не было - будут переведены, но уже без учёта желаемой даты.


Как осуществляется переход?

В намеченную и согласованную дату специалисты отдела разработки Навигатора производят определённые технические действия (работы) по перенастройке Навигатора на новый учебный 2024/2025 год, затем специалисты Центральной службы технической поддержки сообщают о состоявшемся переходе системы на новый учебный год на электронную почту Регионального администратора. Региональный администратор, соответственно, обеспечивает доведение информации о состоявшемся переходе до всех остальных пользователей системы.


Что в целом произойдёт в Навигаторе при переходе системы на новый 2024/2025 год?

1. Всем организаторам программ (учреждениям) на электронную почту, «привязанную» к учётным записям учреждений в Навигаторе, будут направлены автоматические системные уведомления о переходе системы на новый учебный год. На эти сообщения не нужно отвечать и задавать в ответ какие-либо вопросы тоже не нужно: рассылка автоматическая.

2. Станет неактуальным период обучения в группах, в которых обучение фактически завершено, и где даты начала и окончания обучения находятся в прошлом. В автоматическом режиме «устаревшие» даты начала и окончания обучения очищаться не будут, останутся нетронутыми. Пример на рисунке ниже



3. Расписание периода обучения 2023/2024 года останется в 2023/2024 году (пример на рисунке ниже). Если расписание занятий затрагивает и прошлый и новый учебный год, визуально оно будет разделено на 2 части:

  • период занятий до даты перехода на новый учебный год (не включая саму дату) останется в 2023/2024 году;
  • период занятий с даты перехода на новый учебный год по окончание периода обучения отобразится в расписании 2024/2025 года.

4. В карточках программ, в Чате модерации автоматически сформируется системное уведомление от лица Регионального администратора следующего вида:

Текст уведомления напоминает о том, что период обучения и расписание занятий в группе нуждаются в обновлении.

5. Если в группе/классе до момента перевода Навигатора на новый учебный год была установлена отметка в поле Приём заявок на текущий год, то после перевода системы на новый учебный год эта отметка останется нетронутой.
Если до перевода было установлено Приём заявок на следующий год (1), как в примере на рисунке ниже, то после перевода автоматически станет установлено Приём заявок на текущий год (2). В группах/классах, где в данных полях не было установлено ничего - автоматически ничего не появится.


Что произойдет с заявками в Навигаторе при переходе системы на новый учебный 2024/2025 год?

Точно также, как и в прошлом году, в автоматическом режиме будут отменены (получат статус Отменена) все необработанные (не находящиеся в статусе Обучается) заявки на 2023/2024 (ушедший) учебный год, кроме:
  • заявок, оформленных на обучение в 2023/2024 учебном году, в период начиная с 01.04.2024 и позже;
  • заявок, оформленных на обучение в 2024/2025 году и далее.
Выражаясь проще:
  • все заявки, находящиеся на момент перевода системы на новый учебный год, в статусе Обучается - остаются в статусе Обучается;
  • все заявки, созданные до 01.04.2024 и находящиеся в статусах Новая, Подтверждена, Отложена - автоматически отменяются;
  • все заявки, созданные 01.04.2024 и позже, и находящиеся в любых статусах Новая, Подтверждена, Отложена - остаются в тех же статусах, что и были до момента перевода.

Что делать Организаторам программ?

Организаторы программ также, как и в прошлом году, под руководством и контролем Администраторов муниципалитетов и Регионального администратора традиционно выполняют в Навигаторе ряд подготовительных действий до и после перехода на новый учебный год.


Что ОБЯЗАТЕЛЬНО НУЖНО сделать ДО перехода?

  • Обработать все необработанные заявки;
  • Отчислить обучающихся, завершивших обучение по однолетним программам в 2023/2024 учебном году.

Также можно:

  • Отредактировать дату окончания периода обучения в группе, изменив её на дату окончания обучения в 2024/2025 году;
  • Добавить расписание на новый период обучения;
  • Перевести обучающихся по многолетним программам в группы/классы следующего года обучения (места в группе, в которой дети обучались в 2023/2024 году, таким образом, освобождаются для нового набора).

Что ОБЯЗАТЕЛЬНО НУЖНО сделать ПОСЛЕ перехода?

1. Проверить Параметры всех действующих групп в карточках всех действующих программ: в поле Период обучения, установить актуальные даты начала и окончания обучения, соответствующие наступившему в системе 2024/2025 учебном году, добавить во всех действующих группах расписание на новый 2024/2025 учебный год НЕ УДАЛЯЯ ПРОШЛОГОДНЕЕ РАСПИСАНИЕ! После перевода Навигатора на новый учебный год прошлогоднее расписание скроется «под ушедшим годом» и не будет вам мешать, но останется для архива (это очень важно!), а вот найти и посмотреть его, если потребуется, всегда можно, выбрав прошедший год из выпадающего списка, как на рисунке ниже:

У Организаторов программ, по умолчанию, полномочия на просмотр расписания ушедших годов выключены. Если требуется их включить, то Организатору программ следует обратиться с соответствующим запросом к своему Региональному администратору или в региональную (собственную) службу поддержки Навигатора.

2. Проверить Параметры всех действующих классов в карточках всех действующих программ: в поле Период обучения установить актуальные даты начала и окончания обучения, соответствующие наступившему в системе 2024/2025 учебном году, при необходимости актуализировать данные во вкладке Предметы.

3. Обязательно перевести обучающихся по многолетним программам в группы/классы следующего, то есть наступившего в системе 2024/2025 учебного года обучения (места в группе, в которой дети обучались в 2023/2024 году, таким образом освобождаются для нового набора);

Также можно:

4. Актуализировать описание и оформление программ в их карточках (если необходимо).


А теперь ещё раз, но более подробнее о том, как Организаторам программ подготовиться к переходу Навигатора на новый 2024/2025 учебный год, и о всех мероприятиях, которые нужно сделать до и после перехода.

ОБЯЗАТЕЛЬНО сделать ДО перехода:

1. Обработать все необработанные заявки.

В разделе Заявки с помощью фильтров Статус (1), Дата создания (2), применяя параметр ДО (3) и устанавливая Дату создания (4), а также используя фильтры Учебный год (5) и Фактический учебный год (6) выявить заявки, необработанные в 2023/2024 учебном году (Рис. 1).
Подсказка: заявки, необработанные в 2023/2024 учебном году, это заявки в статусах Новая, Отложена, Подтверждена с датой создания ранее 01.04.2024 года:

Рис. 1

Если среди необработанных заявок есть актуальные – их необходимо обработать, и произвести зачисление на обучение, если заявки не актуальные, «старые» - их необходимо отменить, с указанием причины отмены.

2. Отчислить обучающихся, завершивших обучение по годичным (однолетним) программам в 2023/2024 учебном году.

Детей, которые завершили обучение по годичным (однолетним) программам в ушедшем 2023/2024 учебном году, необходимо отчислить из учебных групп/классов, поскольку их обучение завершено.
Напоминаем, что в автоматическом режиме зачисления и отчисления в Навигаторе не происходят – все операции по зачислению/отчислению/переводу обучающихся всегда выполняют Организаторы программ (учреждения).
Таким образом, Организаторам программ необходимо внимательно проверить все имеющиеся заявки, выявить заявки завершивших обучение по годичным программам в 2023/2024 учебном году, и отменить такие заявки - отчислить обучающихся. При отчислении детей, закончивших обучение в учебных группах годичных (однолетних) программ, места в указанных группах освободятся, таким образом, для нового набора.

ВАЖНО! НЕ УДАЛЯЙТЕ ГРУППЫ/КЛАССЫ, ИЗ КОТОРЫХ ПЕРЕВОДИТЕ ОБУЧАЮЩИХСЯ, ЕСЛИ ПЛАНИРУЕТЕ В ЭТИ ЖЕ ГРУППЫ НОВЫЙ НАБОР!

Создавать и удалять, а затем снова создавать одни и те же группы и классы в Навигаторе нет необходимости, не нужно. Группа отмечается, как архивная, выражаясь проще не активная, только в том случае, если в неё действительно больше не будет нового набора.

Также можно:

3. Отредактировать дату окончания периода обучения в группе, изменив её на дату окончания обучения в 2024/2025 году;

4. Добавить расписание на новый период обучения;

5. Перевести обучающихся по многолетним программам в группы/классы следующего года обучения (места в группе, в которой дети обучались в 2023/2024 году, таким образом освобождаются для нового набора).

Перевод обучающихся по многолетним программам в группы/классы следующего года обучения можно осуществлять и до, и после перехода Навигатора на новый, 2024/2025 учебный год. Для этого следует просто подготовить группы/классы, в которые будут переводиться обучающиеся точно таким же образом, как всегда, готовится группа или класс в любой программе в Навигаторе:

  • создать группу/класс (если ещё не создавались ранее);
  • заполнить в карточке группы/класса все обязательные поля, установить период обучения (на 2024/2025 учебный год), создать расписание на 2024/2025 учебный год, если это группа, сформировать перечень предметов, если это класс, и т.д.
Напоминаем, что алгоритм перевода подробно описан в статье Всё о правилах перевода обучающихся в группы следующего года обучения или в группы других программ, а также показан в видеоуроке Перевод обучающихся из одной группы в другую: как это делается? (см. видеоуроки по работе с «Журналом посещаемости»).

ОБЯЗАТЕЛЬНО сделать ПОСЛЕ перехода:

1. Проверить Параметры всех действующих групп в карточках всех действующих программ: в поле Период обучения удалить неактуальные (прошлогодние) даты начала и окончания обучения, внести актуальные даты начала и окончания обучения, соответствующие наступившему в системе 2024/2025 учебном году, добавить во всех действующих группах расписание на новый 2024/2025 учебный год НЕ УДАЛЯЯ ПРОШЛОГОДНЕЕ РАСПИСАНИЕ!



Рис. 2

Для наглядности выше, на рисунке 2, красным отмечены поля, которые следует очистить, а зелёным отмечены поля в которых следует внести актуальные данные на 2024/2025 учебный год.
Пример: если в поле Период обучения (в текущем учебном году) были установлены даты 01.09.2023-31.05.2024, то следует стереть эти данные и заменить их на 01.09.2024-31.05.2025, в том порядке, как указано на рисунке выше и в пошаговом алгоритме ниже, аналогично и с датами приёма заявок на текущий год.

Шаг 1.
1. Установить дату/месяц/год окончания обучения в 2024/2025 учебном году;
2. Установить дату/месяц/год начала обучения в 2024/2025 учебном году;
3. Установить отметку в поле Прием заявок на текущий год;
4. Установить дату окончания приема заявок на текущий 2024/2025 учебный год.
5. Установить дату начала приема заявок на текущий 2024/2025 учебный год.

Шаг 2. Внимательно проверить актуальность информации в других полях вкладки Параметры:
- возраст;
- количество часов в год (речь идет о количестве часов именно в текущем учебном году: не за весь период обучения, если программа рассчитана на несколько лет, а только НА ОДИН ГОД!);
- минимальный и максимальный размер группы;
- источник финансирования и другие поля.

Шаг 3. Сохранить изменения.

Шаг 4. Во вкладке Расписание, нажать на Добавить дни недели или период, создать и сохранить расписание группы на новый учебный год (Рис. 3):

Рис. 3

Обратим особое внимание на важные моменты, связанные с расписанием:

1. Начало и окончание расписания должно соответствовать началу и окончанию периода обучения, установленного в Параметрах группы. Нельзя, чтобы дата окончания обучения в Параметрах группы была, к примеру, 31.05.2024, а в расписании занятий - другая, это НЕПРАВИЛЬНО! Правильно, когда в Параметрах группы и в расписании занятий группы даты начала и даты окончания обучения совпадают.

ЕЩЁ РАЗ НАПОМНИМ: РАСПИСАНИЕ ПРОШЕДШЕГО УЧЕБНОГО 2023/2024 ГОДА и других ушедших лет НЕ УДАЛЯТЬ!

Уделить внимание параметру «Источник финансирования»: если программа и группа не участвует в системе социального заказа, источником финансирования группы может быть Бюджет, Внебюджет или Платное, если программа и группа участвует в системе социального заказа - среди источников финансирования обязательно должен быть установлен Сертификат ПФДОД.

2. Проверить «Параметры» всех действующих классов в карточках всех действующих программ: в поле «Период обучения» удалить неактуальные (прошлогодние) даты начала и окончания обучения, внести актуальные даты начала и окончания обучения, соответствующие наступившему в системе 2024/2025 учебном году, при необходимости актуализировать данные во вкладке «Предметы».

Подготовка классов к набору на новый учебный 2024/2025 год очень похожа на подготовку учебных групп с той лишь разницей, что в классах нет расписания занятий, а есть Предметы (Рис. 4).


Рис. 4

Таким образом, пошаговый алгоритм по подготовке классов немного проще, чем по подготовке групп и выглядит после удаления ставших неактуальными дат начала и окончания обучения 2024/2025 (в поле Период обучения), следующим образом:

Шаг 1.
1. Установить дату/месяц/год окончания обучения в 2024/2025 учебном году;
2. Установить дату/месяц/год начала обучения в 2024/2025 учебном году;
3. Установить отметку в поле Прием заявок на текущий год;
4. Установить дату окончания приема заявок на текущий 2024/2025 учебный год.
5. Установить дату начала приема заявок на текущий 2024/2025 учебный год.

Шаг 2. Внимательно проверить актуальность информации в других полях вкладки Параметры:
- возраст;
- количество часов в год (речь идет о количестве часов именно в текущем учебном году: не за весь период обучения, если программа рассчитана на несколько лет, а только НА ОДИН ГОД!);
- минимальное и максимальное число обучающихся;
- источник финансирования и другие поля.

Шаг 3. Сохранить изменения.

Шаг 4. Проверить и, при необходимости, актуализировать информацию во вкладке Предметы.

3. Обязательно перевести обучающихся по многолетним программам в группы/классы следующего, то есть наступившего в системе 2024/2025 учебного года обучения (места в группе, в которой дети обучались в 2024/2025 году, таким образом освобождаются для нового набора).

Если до перехода Навигатора на новый учебный год перевод обучающихся по многолетним программам в группу или класс следующего года обучения можно производить, а можно и не производить (опционально, то есть по обстоятельствам и возможностям), то после перевода системы на новый 2024/2025 учебный год своевременный (до начала занятий) перевод обучающихся по многолетним программам в группу или класс следующего года обучения уже ОБЯЗАТЕЛЕН.

Группы/классы следующего года/лет обучения, в которые будет осуществляться перевод, должны быть заранее созданы и подготовлены к переводу в них обучающихся.
Писали об этом выше, однако напомним ещё раз: группы/классы, прошедшего года/лет обучения, из которых будет осуществляться перевод обучающихся, удалять не нужно – места в этих группах, при переводе обучающихся в другие группы, освобождаются, таким образом, для нового набора.
Пример 1 (если источник финансирования в заявке не Сертификат ПФДОД): программа рассчитана на 3 года обучения. В программе создаются 3 учебные группы: группа 1-го, 2-го и 3-го года обучения. Дети, зачисленные ранее в группу 1-го года обучения, по завершении учебного года, переводятся в группу 2-го года обучения, дети, обучавшиеся в группе 2-го года обучения – в группу 3-го года обучения и так далее. При таком переводе в Журнале посещаемости группы следует выбрать Перевести с параметрами.
Пример 2 (если источник финансирования в заявке Сертификат ПФДОД): программа рассчитана на 3 года обучения, и в этом случае, обучающиеся переводятся в рамках этой же группы (не в другую!) на следующий учебный год. При таком переводе в Журнале посещаемости нельзя выбрать Перевод с параметрами, и в этом нет ошибки - по умолчанию доступен только один параметр: Перевести на следующий год.

НЕ УДАЛЯЙТЕ ГРУППЫ/КЛАССЫ, ИЗ КОТОРЫХ ПЕРЕВОДИТЕ ОБУЧАЮЩИХСЯ, ЕСЛИ ПЛАНИРУЕТЕ В ЭТИ ЖЕ ГРУППЫ НОВЫЙ НАБОР!

Также напоминаем, что алгоритм перевода обучающихся подробно описан в статье Всё о правилах перевода обучающихся в группы следующего года обучения или в группы других программ, а также наглядно показан в видеоуроке Перевод обучающихся из одной группы в другую: как это делается? (см. видеоуроки по работе с разделом «Журнал посещаемости»).

Также можно:

4. Актуализировать описание и оформление программ в их карточках (если необходимо).

Летний период, когда занятий меньше, удобен, если необходимо актуализировать описание и оформление программ, информацию о педагогах, обучающих детей и др. При проверке и актуализации оформления программ рекомендуем использовать Методические рекомендации для учреждений, доступные к просмотру и скачиванию по ссылке: https://dopportal.ru/distro/ (файл 18), и Правила расчёта баллов (их можно скачать в карточке любой программы, во вкладке Баллы).

ВАЖНО! При изменении данных в текстовых полях карточки программы, или замене изображений на обложке/в галерее, опубликованная программа будет автоматически снята с публикации и направлена на повторную модерацию.
При корректировке данных в параметрах учебных групп/классов и создании расписания занятий учебных групп или предметов в классах, опубликованная программа с публикации не снимается.


ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ:

Здесь сразу дадим ответы на ряд наиболее часто задаваемых вопросов, связанных в переходом системы на новый учебный год:

Если в многолетней программе организатор с помощью инструментов раздела «Журнал посещаемости» переведёт обучающихся на следующий год, и при переводе выберет и установит 2024/2025 год, после системного перехода год 2024/2025 в заявках не изменится на какой-либо другой?

Нет, конечно, не изменится.

Если есть летние программы, реализуемые в период июнь-август (до 31.08.2024 включительно), то есть как раз в момент перехода Навигатора на новый учебный год, какой год должен быть установлен при зачислении, чтобы было правильно?

При зачислении на такие программы нужно указывать 2023/2024 год.

Как понять, какие именно группы нужно проверить после перехода системы на новый учебный год на предмет актуализации периода обучения/создания актуального расписания? Неужели открывать карточку каждой программы и пересматривать в ней все подряд группы и классы?

Нет, открывать и смотреть каждую группу/класс не нужно. Есть гораздо более простой и удобный способ поиска: использовать инструменты раздела Журнал посещаемости, а именно:
(1) Фильтр Тип, с помощью которого, выбрав значение Группа, можно сформировать перечень групп и «отсечь», таким образом, классы, в которых не должно быть расписания, в принципе;
(2) Фильтр Есть расписание, с помощью которого, выбрав значение Нет, можно сформировать перечень групп, в которых отсутствует расписание;
Также для удобства поиска рекомендуем использовать фильтр Cтатус-Действующая (3), с помощью которого можно понять, не является ли группа архивной, фильтры Дата начала (4) и Дата окончания (5) (период обучения), с помощью которых можно быстро найти группы, в которых период обучения или не установлен вообще (а значит точно нет и расписания), или неактуален и нуждается в корректировке. Пример см. на рисунке ниже:

Что делать при переходе Навигатора на новый учебный 2024/2025 год с обучающимися по программам спортивной подготовки, если программа реализуется с 01.01.2024 по 31.12.2024, то есть в течение календарного года?

С заявкой - ничего. Если обучающиеся осваивает такую программу, и его заявка в Навигаторе находится в статусе Обучается - всё в порядке. Не нужно отчислять/заново зачислять и пр. Здесь всё просто: закончится период обучения - вот тогда и отчислять.
Есть важный момент: при переходе Навигатора на новый учебный год расписание ушедшего учебного года «уходит» (об этом писали выше). Как же в этом случае отмечать посещаемость обучающегося в Журнале посещаемости? В случае, если расписание в группе указано только на 1-е полугодие, то можно решить вопрос следующим образом:

  • после перехода Навигатора на новый 2024/2025 учебный год создать в группе расписание на второе полугодие календарного года;
  • после создания расписания перевести обучающихся в рамках этой же группы на 2024/2025 учебный год.

Таким образом можно будет отмечать посещаемость занятий в Журнале посещаемости до конца периода обучения. С технической точки зрения здесь ошибки не будет.

В случае, если расписание указано на весь календарный год сразу, необходимо:

1. После перехода Навигатора на 2024/2025 учебный год указать в расписании 2023/2024 года дату «окончания» обучения в 1-м полугодии до даты перехода Навигатора на новый учебный год.

Пример: допустим, что дата перехода регионального Навигатора 17.07.2024. В этому случае, в расписании 2023/2024 учебного года необходимо указать дату «окончания» обучения 17.07.2024, как на рисунке ниже:



2. В расписании 2024/2025 учебного года необходимо указать дату «начала» обучения 18.07.2024, а дату окончания обучения в соответствии с реальной датой.

Навигатор перешёл на новый учебный 2024/2025 год, а в заявке год не изменился, остался старый. Что делать, как поменять год?

В любой заявке есть Учебный год (1) и Фактический год (2) - пример на рисунке ниже. Если Навигатор перешёл на следующий учебный 2024/2025 год и обучающийся продолжает обучаться по программе (программа многолетняя), и переведён в группу следующего, то есть 2024/2025 года обучения, то в заявке изменится только Фактический год. Данные в поле Учебный год не изменятся и не должны - это год создания заявки, в этом году обучающийся был зачислен на обучение. Если этот год будет постоянно меняться, то как понять: в каком году было зачисление? Ответ простой - никак.
Именно по этой причине в любой заявке, в поле Учебный год, всегда один и тот же год - год создания заявки и зачисления, он не меняется и не нужно пытаться его как-то изменить - не выйдет и не должно.
Ориентироваться, корректно ли в заявке отображается текущий год обучения, следует по полю Фактический год - именно в нём показывается тот год, в котором ребёнок числится обучающимся прямо сейчас. Для наглядности приведём пример на рисунке ниже:


Материалы Базы знаний Навигатора, которые могут пригодиться!

В период подготовки к переходу и после перехода Навигатора на новый учебный 2024/2025 год особенно могут быть полезными материалы, подборку которых прилагаем ниже. Среди них статьи:
Как отменить заявку
Перевод обучающихся в группу следующего года обучения
Заполнение данных в карточках программ, корректировка данных, передача программ на модерацию

И видеоуроки по работе с разделом «Журнал посещаемости»
Перевод обучающихся из одной группы в другую: как это делается?
Что делать, если нужно перевести не всех, а нескольких обучающихся?
Отчисление обучающихся


Служба технической поддержки Навигаторов ДО, 17.05.2024