Категории

Подготовка к переходу и переход на новый 2022/2023 учебный год в Навигаторе

Перевод Навигатора на новый учебный год – ежегодная процедура, которая производится в летний период (середина-конец июля). Дата перевода Навигатора на новый учебный год согласовывается заранее Региональным Администратором и руководством разработчика.

Что произойдет при переводе системы на новый 2022/2023 учебный год?

  • Всем организаторам программ (учреждениям) на электронную почту будут направлены уведомления о переходе системы на новый учебный год;
  • Станет неактуальным расписание в архивных [1] группах, организаторам программ нужно будет самостоятельно создать и сохранить в группах новое расписание;
  • В карточке каждой программы, с «архивными» группами в чате модерации сформируется автоматическое сообщение с просьбой обновить расписание;
  • Автоматически будут очищены поля Дата начала обучения, Дата окончания обучения в группах, обучение в которых закончилось (вкладка Параметры) – их нужно будет снова заполнить: установить актуальные даты для нового 2022/2023 учебного года;
  • Автоматически будут очищены поля Дата начала обучения, Дата окончания обучения в классах, обучение в которых закончилось (вкладка Параметры) – их нужно будет снова заполнить: установить актуальные даты для нового 2022/2023 учебного года;
  • Если в группе/классе установлена отметка в поле Прием заявок на следующий год - отметка в поле Прием заявок на текущий год будет установлена автоматически, остальные группы/классы нужно будет проверить.

[1] Архивная группа – группа, дата окончания периода обучения в которой, на момент перевода системы на новый учебный год, уже прошла.
Пример: 30.07.2022 (дата условная) состоялся перевод системы на новый учебный 2022/2023 год. Дата окончания обучения в группе, на момент перевода системы на новый учебный год, указана 29.07.2022 (в прошлом) – такая группа станет архивной.

Что произойдет с заявками при переводе системы на новый 2022/2023 учебный год?

В автоматическом режиме будут отменены (получат статус Отменена) все необработанные (не находящиеся в статусе Обучается) заявки на 2021/2022 (прошедший) учебный год, кроме:

  • заявок, оформленных на обучение в 2021/2022 учебном году, в период начиная с 01.04.2022 и позже;
  • заявок, оформленных на обучение в 2023 году и далее (такие заявки могут быть, если в параметрах учебной группы, на момент оформления заявки, был указан период обучения в таком году).

ВНИМАНИЕ!
С заявками, находящимися на момент перевода системы на новый 2022/2023 учебный год, в статусе «Обучается» не произойдет никаких изменений!

Как организаторам программ подготовиться к переходу Навигатора на новый учебный год и работе с системой в новом учебном году:

Что сделать ДО перехода?

  1. Обработать не обработанные заявки;
  2. Отчислить обучающихся, завершивших обучение по годичным программам в 2021/2022 учебном году.

Что сделать ПОСЛЕ перехода?

  1. Проверить параметры всех групп в карточках всех действующих программ: заполнить очищенные поля, добавить во всех группах расписание на новый 2022/2023 учебный год;
  2. Проверить параметры всех классов в карточках всех действующих программ: заполнить очищенные поля, при необходимости актуализировать информацию во вкладке Предметы;
  3. Перевести обучающихся по многолетним программам в группы/классы следующего года обучения (места в группе, в которой дети обучались в 2021/2022 году, таким образом освобождаются для нового набора);
  4. Актуализировать описание и оформление программ (если необходимо).

ПОДРОБНЕЕ: ДО перехода

1. Обработать не обработанные заявки.

В разделе Заявки с помощью фильтров Статус (1), Дата создания (2), применяя инструмент < (3) и устанавливая дату создания (4), а также используя фильтры Учебный год (5) и Фактический учебный год (6) выявить заявки, необработанные в 2021/2022 учебном году (Рис. 1).
Заявки, необработанные в 2021/2022 учебном году, это заявки в статусах Новая, Отложена, Подтверждена с датой создания ранее 01.04.2022 года.

Рис. 1

Если среди не обработанных в 2021/2022 учебном году заявок есть актуальные – их необходимо обработать, если заявки не актуальные, «старые» - их необходимо отменить, с указанием причины отмены.

2. Отчислить обучающихся, завершивших обучение по годичным программам в 2021/2022 учебном году.

Детей, которые завершили обучение в 2021/2022 учебном году необходимо отчислить из учебных групп, поскольку их обучение завершено.

ВАЖНО! В автоматическом режиме зачисления и отчисления в Навигаторе не происходят – все операции по зачислению/отчислению/переводу выполняют организаторы программ (учреждения).

Организаторам программ необходимо внимательно проверить все имеющиеся заявки, выявить заявки детей, обучавшихся по однолетним программам в 2021/2022 учебном году и завершивших обучение, отменить такие заявки.

При отчислении детей, закончивших обучение в учебных группах однолетних программ, места в указанных группах освободятся, таким образом, для нового набора. Без необходимости удалять учебные группы после окончания учебного года, а затем создавать точно такие же учебные группы для набора обучающихся в новом учебном году не нужно.

ПОДРОБНЕЕ: ПОСЛЕ перехода

1. Проверить параметры всех групп в карточках всех действующих программ: заполнить очищенные поля, добавить во всех группах расписание на новый 2022/2023 учебный год.

Необходимо внимательно проверить все группы в действующих программах: вкладки Параметры и Расписание. Во вкладке «Параметры» проверить, чтобы были заполнены все обязательные поля (см. Рис. 2 – для групп, не участвующих в ПФ ДОД, Рис. 3 – для групп, участвующих в ПФДОД).

Рис. 2 (для групп, не участвующих в ПФДОД)

Шаг 1.

  1. Установить дату/месяц/год начала обучения в 2022/2023 учебном году;
  2. Установить дату/месяц/год окончания обучения в 2022/2023 учебном году;
  3. Установить отметку в поле Прием заявок на текущий год;
  4. Установить дату начала приема заявок на текущий 2022/2023 учебный год;
  5. Установить дату окончания приема заявок на текущий 2022/2023 учебный год.

Шаг 2. Внимательно проверить актуальность информации в других полях вкладки Параметры:

  • возраст;
  • количество часов в год (речь идет о количестве часов именно в текущем учебном году, не за весь период обучения, если программа рассчитана на несколько лет!);
  • минимальный и максимальный размер группы;
  • источник финансирования.

Шаг 3. Сохранить изменения.

Шаг 4. Во вкладке Расписание, нажать на Добавить дни недели или период, создать и сохранить расписание группы на новый учебный год. Расписание прошедшего учебного года удалять не нужно!

Рис. 3 (для групп, участвующих в ПФДОД)

Шаг 1.

  1. Установить дату/месяц/год начала обучения в 2022/2023 учебном году;
  2. Установить дату/месяц/год окончания обучения в 2022/2023 учебном году;
  3. Установить отметку в поле Прием заявок на текущий год;
  4. Установить дату начала приема заявок на текущий 2022/2023 учебный год;
  5. Установить дату окончания приема заявок на текущий 2022/2023 учебный год.
  6. Проверить, чтобы источником финансирования был Сертификат ПФДОД.

Шаг 2. Внимательно проверить актуальность информации в других полях вкладки Параметры:

  • возраст;
  • количество часов в год (речь идет о количестве часов именно в текущем учебном году, не за весь период обучения, если программа рассчитана на несколько лет!);
  • минимальный и максимальный размер группы;
  • источник финансирования.

Шаг 3. Сохранить изменения.

Шаг 4. Во вкладке Расписание, нажать на Добавить дни недели или период, создать и сохранить расписание группы на новый учебный год. Расписание прошедшего учебного года удалять не нужно!

2. Проверить параметры всех классов в карточках всех действующих программ: заполнить очищенные поля, при необходимости актуализировать информацию во вкладке Предметы.

Необходимо внимательно проверить все классы в действующих программах: вкладки Параметры и Предметы. Во вкладке Параметры проверить, чтобы были заполнены все обязательные поля (Рис. 4), проверить и, при необходимости, актуализировать информацию во вкладке Предметы.

Рис. 4 (для классов)

Шаг 1.

  1. Установить дату/месяц/год начала обучения в 2022/2023 учебном году;
  2. Установить дату/месяц/год окончания обучения в 2022/2023 учебном году;
  3. Установить отметку в поле Прием заявок на текущий год;
  4. Установить дату начала приема заявок на текущий 2022/2023 учебный год;
  5. Установить дату окончания приема заявок на текущий 2022/2023 учебный год.

Шаг 2. Внимательно проверить актуальность информации в других полях вкладки Параметры:

  • возраст;
  • количество часов в год (речь идет о количестве часов именно в текущем учебном году, не за весь период обучения, если программа рассчитана на несколько лет!);
  • минимальное и максимальное число обучающихся;
  • источник финансирования.

Шаг 3. Сохранить изменения.

Шаг 4. Проверить и, при необходимости, актуализировать информацию во вкладке Предметы.

3. Перевести обучающихся по многолетним программам в группу/класс следующего года обучения.

После перевода Навигатора на новый 2022/2023 учебный год необходимо перевести обучающихся по многолетним программам в группу/класс следующего года обучения (места в группе, в которой дети обучались в 2021/2022 году, таким образом освобождаются для нового набора).

Группы/классы следующего года/лет обучения, в которые будет осуществляться перевод, должны быть заранее созданы и подготовлены к переводу в них обучающихся.

Группы/классы, прошедшего года/лет обучения, из которых будет осуществляться перевод обучающихся, удалять не нужно – места в этих группах, при переводе обучающихся в другие группы, освобождаются, таки образом для нового набора.

Пример: программа рассчитана на 3 года обучения. В программе создаются 3 учебные группы: группа 1-го, 2-го и 3-го года обучения. Дети, зачисленные ранее в группу 1-го года обучения, по завершении учебного года, переводятся в группу 2-го года обучения, дети, обучавшиеся в группе 2-го года обучения – в группу 3-го года обучения и так далее.

Операции по отмене заявок (отчислению обучающихся) и переводам обучающихся в учебные группы описаны и проиллюстрированы в Руководствах Администратора, Муниципалитета, Организатора. Документация доступна к просмотру и скачиванию по ссылке: https://dopportal.ru/distro/
Порядок перевода также описан в статье Перевод обучающихся в группу следующего года обучения

4. Актуализировать описание и оформление программ (если необходимо).

Проверить и, при необходимости, актуализировать:

  • описание и оформление программ;
  • информацию о педагогах, обучающих детей;

При проверке и актуализации оформления программ используйте Методические рекомендации для учреждений, доступные к просмотру и скачиванию по ссылке: https://dopportal.ru/distro/ (файл 18), Правила расчета баллов (скачать в карточке любой программы, во вкладке Баллы).

ВАЖНО! При изменении данных в текстовых полях карточки программы, или замене изображений, опубликованная программа будет снята с публикации и направлена на повторную модерацию.

При корректировке данных в параметрах учебных групп/классов, а также корректировке расписания занятий учебных групп или предметов в классах, опубликованная программа с публикации не снимается.